Cùng với sự phát triến của thương mại điện tử và cuộc cách mạng khoa học Công nghệ 4.0 thì việc áp dụng hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu góp phần hạn chế các hành vi gian lận về hóa đơn; giúp doanh nghiệp giảm chi phí giấy, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn cũng như sử dụng các ứng dụng kết nối tự động mà không cần lập các báo cáo thủ công như trước.

So sánh tiện ích khi sử dụng HDĐT với Hóa đơn giấy

Để nâng cao tính pháp lý của việc sử dụng, quản lý hóa đơn, chứng từ, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 đã bổ sung 1 chương quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử với nguyên tắc khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (Nghị định 123) ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ. Đến ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính cũng đã có Thông tư 78/2021 hướng dẫn triển khai. Theo đó, Điều 15 của Nghị định 123 quy định các trường hợp được đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua cổng TTĐT Tổng cục Thuế, bao gồm:

Thứ nhất, trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Thứ hai, nếu doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu HĐĐT theo hình thức trực trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

Các bước thực hiện đối với các đối tượng đăng ký HĐĐT trực tiếp tại cổng TTĐT Tổng cục Thuế:

Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế.

Bước 2: Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB- ĐKĐT Phụ lục 1B ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, trong đó:

Một là, trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất HĐĐT theo Nghị định 123.     

Hai là, trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

Bên cạnh đó, Nghị định 123 còn quy định một số nội dung như, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123.

Đồng thời, theo Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.

Hướng dẫn Đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục 1A của Nghị định 123

Giao diện Cổng TTĐT Tổng cục Thuế tại địa chỉ hoadonđientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.

Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng HĐĐT cỏ mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ.

Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT.

Bước 5: Lựa chọn loại hỏa đơn sử dụng Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng.

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có).

Bước 8: Điển đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.

Hóa đơn điện tử là giải pháp tiên tiến, mang lại lợi ích đa chiều cho cả doanh nghiệp, tổ chức, người nộp thuế, cho cơ quan quản lý nhà nước và toàn xã hội. Triển khai HĐĐT theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CO có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc chuyển đổi phương thức quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, cho xã hội. Ủy ban nhân dân quận Tân Bình khuyến khích các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trên địa bàn quận thực hiện hóa đơn điện tử là góp phần chung tay đẩy mạnh công cuộc chuyển đổi số quốc gia, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh có các doanh nghiệp và hướng tới xây dựng hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch trong xu thế toàn cầu hóa - hiện đại hóa hiện nay./.

PHÒNG VĂN HÓA VÀ THÔNG TIN