Một số khái niệm cần lưu ý về Dịch vụ công trực tuyến:

• Dịch vụ công trực tuyến: Là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng:
• Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1: Là dịch vụ bảo đảm cung cấp đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính và các văn bản có liên quan quy định về thủ tục hành chính đó.
• Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2: Là dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 và cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.
• Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3: Là dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 và cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.
• Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4: Là dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến. Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến người sử dụng.

* Lưu ý:
Sau khi điền đầy đủ các thông tin trong biểu mẫu tải về, người dùng nên in ra và ký vào biểu mẫu, rồi tiến hành scan các biểu mẫu đó và các thành phần hồ sơ cần thiết khác (như: Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh, Tờ khai đăng ký thuế, Đơn đề nghị cấp giấy phép xây dựng, Chứng chỉ hành nghề…) để nộp trực tuyến.

* Với dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, tổ chức, cá nhân có thể đăng ký hồ sơ trực tuyến mọi lúc, mọi nơi. Chỉ sau vài thao tác đơn giản trên máy tính hoặc thiết bị di động có kết nối Internet, hồ sơ đăng ký đã được gửi tới cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; tra cứu thông tin về thủ tục, tình trạng hồ sơ nhanh chóng, thuận lợi.

* Sau khi hồ sơ được Bộ phận Một cửa của UBND quận Tân Bình kiểm tra đầy đủ và chính xác thì tổ chức, cá nhân sẽ được Bộ phận Một cửa của UBND quận Tân Bình thông báo hồ sơ đã được tiếp nhận (qua tin nhắn điện thoại) và chuẩn bị 01 bộ hồ sơ giấy (giống như hồ sơ đã nộp khi đăng ký trực tuyến) có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền (nếu có yêu cầu chứng thực đối với thủ tục đăng ký) nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa khi đến nhận kết quả.

* Với dịch vụ công trực tuyến mức độ 4, ngoài việc tổ chức, cá nhân có thể đăng ký hồ sơ trực tuyến mọi lúc, mọi nơi mà tổ chức, cá nhân còn nhận được kết quả giải quyết thủ tục hành chính gửi qua đường bưu điện, tổ chức, cá nhân sẽ thực hiện thanh toán phí, lệ phí, cước phí bưu chính theo quy định (nếu có). Hay nói đơn giản hơn là với dịch vụ công trực tuyến mức độ 4, tổ chức, cá nhân không cần đến cơ quan nhà nước mà vẫn có thể đăng ký và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

* Đối với tổ chức, cá nhân không sử dụng chữ ký số để nộp hồ sơ trực tuyến mà nộp bằng bản chụp hoặc scan, sau khi hồ sơ được Bộ phận Một cửa của UBND quận Tân Bình kiểm tra đầy đủ và chính xác thì tổ chức, cá nhân sẽ được Bộ phận Một cửa của UBND quận Tân Bình thông báo hồ sơ đã được tiếp nhận (qua tin nhắn điện thoại) và chuẩn bị 01 bộ hồ sơ giấy (giống như hồ sơ đã nộp khi đăng ký trực tuyến) có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền (nếu có yêu cầu chứng thực đối với thủ tục đăng ký) để giao cho nhân viên bưu điện đến trả kết quả tại nhà.

• Đối với các tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký số để nộp hồ sơ trực tuyến thì không cần nộp 01 bộ hồ sơ giấy.

* Một số lưu ý để có thể nộp hồ sơ trực tuyến, tổ chức, tổ chức, cá nhân cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Cung cấp số điện thoại di động (để hệ thống gửi các thông tin qua tin nhắn) hoặc địa chỉ thư điện tử (Email) để tiếp nhận và phản hồi các thông tin yêu cầu từ cơ quan chính quyền;
• Cung cấp, khai báo đầy đủ các thông tin nhằm thuận lợi hơn cho việc thụ lý, giải quyết hồ sơ theo yêu cầu, tránh tình trạng phải bổ sung thông tin, kéo dài thêm thời gian giải quyết…

* Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, tổ chức, cá nhân sẽ nhận được thông báo tiếp nhận, các bước giải quyết và thời gian hẹn trả của bộ phận Một cửa quận Tân Bình qua tin nhắn điện thoại, hoặc địa chỉ email mà tổ chức, cá nhân cung cấp.

* Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần bổ sung, tổ chức, cá nhân sẽ được nhận thông báo qua tin nhắn điện thoại, thư điện tử (email) hoặc liên hệ trực tiếp để hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ.

* Lợi ích khi tham gia dịch vụ công trực tuyến

• Thủ tục đăng ký đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện 24/24 giờ trong ngày tại mọi địa điểm có kết nối Iternet;
• Tiết kiệm chi phí đi lại, thời gian giao dịch, đơn giản thủ tục giấy tờ;
• Chủ động các công việc khác của công dân;
• Theo dõi được tình trạng hồ sơ trên website trực tuyến; ứng dụng trên thiết bị di động; qua tin nhắn điện thoại; địa chỉ email;
• Đảm bảo công khai, minh bạch hồ sơ, thủ tục.