1. Hóa đơn điện tử là gì?

- Là tập tin điện tử

- Khởi tạo, gửi, lưu trữ bằng phương pháp điện tử

- Hóa đơn giấy nhưng lưu trữ và gửi bằng phương pháp điện tử không phải hóa đơn điện tử

2. Lợi ích của hóa đơn điện tử?

- Điều kiện sử dụng

+ Không bị hạn chế về điều kiện vốn

+ Thủ tục phát hành hóa đơn đơn giản:

* Bước 1: Gửi quyết định áp dụng HĐĐT (PL1-Thông tư số

32/2011/TT-BTC)

* Bước 2: Gửi Thông báo phát hành kèm hóa đơn mẫu.

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc thông qua tổ chức trung gian

- Tiết kiệm chi phí

+ Chi phí lưu trữ hóa đơn

+ Chi phí gửi hóa đơn

+ Hạn chế được vấn đề xử phạt mất cháy hỏng hóa đơn

- Hạn chế vấn đề làm giả hóa đơn

- Thuận tiện trong việc truy xuất hóa đơn

3. Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế

- Cơ sở hạ tầng: địa điểm, truyền tải, mạng, thiết bị

- Nhân sự đề triển khai

- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán

- Có các quy trình sao lưu khôi phục dữ liệu

4. Nội dung hóa đơn điện tử

- Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu, số thứ tự

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ

- Chữ ký điện tử

- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt

5. Sử dụng hóa đơn điện tử

- Phải thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử

- Nội dung trên hóa đơn theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC

- Lập hóa đơn điện tử

- Gửi hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa bên mua và bên bán :

+ Gửi trực tiếp : gửi qua email, qua website

+ Gửi qua tổ chức trung gian

6. Xử lý đối với hóa đơn đã lập

- Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, chưa cung ứng hàng hóa dịch vụ và chưa khai thuế nếu có sai sót người bán hủy khi có sự đồng ý, xác nhận của người mua và lập hóa đơn thay thế

- Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử và lập hóa đơn điều chỉnh

7. Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

- Hóa đơn điện tử phải lưu trữ 10 năm

- Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hóa, lưu trữ kế toán

- Không cần phải có website

8. Hiệu lực thi hành và xử lý chuyển tiếp

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018. Trong thời gian từ ngày 1/11/2018 đến ngày 31/10/2020, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ vẫn còn hiệu lực thi hành.

Căn cứ Nghị quyết số 36a/2015/NQ-CP ngày 14/10/2015 và Nghị quyết số 01/NQ-CP ngày 01/01/2019 của Chính phủ; Quyết định số 89/QĐ-BTC ngày 08/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Quyết định số 61/QĐ-TCT ngày 17/01/2019 của Tổng trưởng Tổng cục Thuế, doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, 100% doanh nghiệp hoàn thành việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong năm 2019. 

9. Một số vướng mắc về hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử?

Trả lời :

- Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai hình thức: tự xây dựng phần mềm hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp phần mềm (dịch vụ trung gian - Tvan)

- Doanh nghiệp phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử

- Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp :

+ Có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử, gửi cho cơ quan thuế và được cơ quan thuế tiếp nhận (không cần phải có đơn đề nghị sử dụng hoá đơn theo mẫu 3.14 của Thông tư 39/2014/TT-BTC)

+ Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định

Trường hợp 2: Trường hợp người mua hàng có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử  sang hóa đơn giấy, người bán có thể thực hiện được không? và được chuyển đổi bao nhiêu lần ?

Trả lời :

- Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần

- Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán

Lưu ý : Doanh nghiệp nắm và cần phân biệt rõ Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC “người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của luật kế toán”

Trường hợp 3: Trường hợp mất hóa đơn chuyển đổi, có bị phạt hay không?

Trả lời : theo quy định hiện hành không có quy định xử phạt hành vi làm mất hóa đơn chuyển đổi

Trường hợp 4 : Trường hợp doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn tự in, đặt in, có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy của HĐĐT ?

Trả lời :

- Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán (công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017 của TCT)

Trường hợp 5 : Nếu hóa đơn đã xuất (đã lập và ký số) nếu có sai sót thì điều chỉnh như thế nào ?

Trả lời :

- Nếu sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế, theo Thông tư số 26/2015/TT-BTC, quy định “  …các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.”

- Nếu sai sót khác, Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC, quy định “1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…

Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”

Trường hợp 6 : Doanh nghiệp đã sử dụng hình thức hóa đơn đặt in/tự in, muốn sử dụng thêm hình thức hóa đơn điện tử có được không ?

Trả lời : Căn cứ khoản 3, Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, quy định “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn…”

Trường  hợp 7:  Doanh nghiệp có thể sử dụng chung chữ ký số với khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp?

Trả lời : Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp. Tuy nhiên, chữ ký số này phải được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Trường hợp 8 : Trường hợp người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán không ký số hóa đơn điện tử, hóa đơn có hợp lệ hay không ?

Trả lời : Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì trên hoá đơn điện tử phải có Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

Theo công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính, nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa người bán với người mua như  hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Trường hợp người bán muốn đề nghị được miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử thì gửi văn bản đề nghị đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể.

Trường hợp 9: Hoá đơn điện tử có mấy liên? Làm thế nào để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế ?

Trả lời : Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó, hóa đơn điện tử không phải có tên liên hoá đơn, trong ký hiệu mẫu số hóa đơn sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn (công văn số1721/TCT-DNL ngày 14/5/2014).   Để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế, Doanh nghiệp vào Website tracuuhoadon.gdt.gov.vn của ngành thuế.